Задача – поручение Автора Ответственному лицу либо подразделению. Задача может создаваться как в проектной иерархии, так и в функциональной. Задачу может ставить любой сотрудник любому сотруднику.

Для создания задач в функциональной иерархии, у сотрудника должна быть установлена структура зон ответственности, либо объектов его деятельности. Для создания такой структуры необходимо:

• Определить зоны ответственности сотрудника, либо объекты его деятельности (не менее 8).
• Администратор системы, либо сам сотрудник создает папку, в названии пишет зону ответственности, либо объект деятельности.
• Таким же образом создаются все зоны ответственности либо объекты деятельности по списку.

Если пользователю необходимо создать задачу себе, либо своему подчиненному, последовательность действий должна быть такой:

1. Пользователь создает задачу. Заполняет Описание. Обязательно указывает в описании объект и результат, который необходимо достичь, либо описывает форму документа, по которой будет оцениваться степень выполнения задачи.
2. Если достижение результата задачи описывается счетным показателем, пользователь устанавливает Цель задачи и Коэффициенты растяжки для расчета.
3. Выбирает ответственное подразделение – свое. Поле Руководитель заполняется автоматически, по подразделению.
4. Выбирает Ответственного. Если пользователь ставит задачу на себя, то ответственным выбирает также себя. Если на своего сотрудника – выбирает соответствующего сотрудника.
5. При необходимости выбирает Наблюдателей из сотрудников компании.Наблюдатели – те сотрудники, у которых будет доступ к чтению задачи и редактированию поля Проект и Функция родитель.
6. Выбирает в поле Функция родитель ту зону ответственности, либо объект деятельности, к которым относится данная задача.
7. Если задача включена в проект, выбирает в поле Проект родитель тот проект, к которому относится данная задача. Если задача в проект не включена, поле не заполняется.
8. Обязательно указывает желаемую дату окончания задачи и дату начала задачи. Устанавливает приоритетность.
9. Если для выполнения задачи необходим какой-либо файл, этот файл нужно привязать к задаче.

СМАРТ-задача – это задача, которая попадает в матрицу МБО и влияет на итоговый процент эффективности сотрудника. Если пользователю необходимо создать СМАРТ-задачу, то при создании задачи, он должен поставить в ней метку Добавить в СМАРТ. Также создание СМАРТ-задачи доступно из матрицы МБО сотрудника: кнопка Добавить в списке СМАРТ-задач.

Если пользователю необходимо поставить задачу на сотрудника другого подразделения, то последовательность его действий должна быть следующей:

1. Выбрать подразделение сотрудника, которому нужно поставить задачу.
2. Поле Руководитель и Ответственный заполнятся автоматически, там встанет руководитель выбранного подразделения.
3. Если пользователь знает, кому конкретно из подразделения адресована задача, то поле Ответственный можно изменить. Если не знает, то нужно оставить руководителя.
4. Заполнить поле Желаемая дата окончания задачи. Поле Окончательная дата может редактироваться только руководителем ответственного подразделения.
5. Заполнить остальные поля, согласно действиям, указанным в п. Постановка задачи.

Если пользователю необходимо поставить задачу на нескольких ответственных, то в поле Ответственный нужно выбрать нескольких сотрудников. Задача будет копируется на каждого ответственного.

Если задача может быть выполнена любым сотрудником подразделения, то поле Ответственный не заполняется. Задача появляется у всех сотрудников ответственного подразделения и любой сотрудник имеет право выбрать себя в поле Ответственный. При этом задача исчезает из общего доступа и появляется только у ответственного сотрудника.

Если результат задачи может быть описан измеряемым счетным показателем, то нужно установить цель. Последовательность действий для этого должна быть такой:

1. Выбрать один или несколько счетных показателей, которые описывают результат задачи.
2. Добавить цель. В названии цели написать четкий, измеримый счетный показатель с прозрачным алгоритмом расчета.
3. Установить плановое значение цели, единицы измерения. При необходимости, можно назначить отдельную стоимость цели.
4. Установить коэффициенты растяжек для расчета факта.
5. При необходимости, добавить следующую цель.

Рекламация является одним из видов задачи. Создать ее можно двумя способами:

1. Кнопкой Добавить в левом сером меню.
2. Выбором вида задачи непосредственно из самой задачи.

Рекламацией является претензия автора задачи к исполнителю, вследствие некачественно исполненной задачи. Рекламация заполняется как задача. Ее содержанием должна являться задача по исправлению некачественно выполненной другой задачи. Рекламацию можно различить в общем списке задач по отдельному значку.

Возобновление задачи – это статус задачи.

Автор может установить статус Возобновление задачи в случае, если задача завершена исполнителем, но при этом она требует доработки. В этом случае Автор должен выполнить следующие действия:

1. Установить в задаче статус Возобновление задачи. При этом статус задачи Завершена сбрасывается и задача возобновляется.
2. Написать комментарий с причиной возобновления задачи в живой ленте задачи.
3. Сотрудник, получивший в своей задаче статус Возобновление задачи, должен выполнить требования автора либо прокомментировать причины невозможности выполнения требований в живой ленте.
4. После согласования результата задачи с автором, исполнитель должен установить в задаче статус Завершена.

Для корректного и актуального отражения задач, необходима текущая работа с ними. Текущая работа с задачами руководителя подразделения:

1. Если задача находится в зоне ответственности сотрудника подразделения, ее нужно делегировать. Для этого руководитель перевыбирает сотрудника в поле Ответственный.
2. Руководитель сверяет Желаемую дату выполнения с планом загрузки отдела и при необходимости корректирует Окончательную дату.
3. Руководитель устанавливает длительность задачи, планируя количество часов, которые сотрудник затратит на выполнение задачи.
4. При необходимости, руководитель добавляет задачу в СМАРТ.
5. Для отбора задач по заданным параметрам руководитель использует фильтры.
6. В поле Комментарий Руководитель может писать комментарии к задаче.
7. В поле Изменения Руководитель может отслеживать изменения статусов задачи.
8. В поле Файлы руководитель может просматривать прикрепленные к задаче файлы.

Текущая работа с задачами сотрудника:

1. Ответственный обновляет статус задачи на Принята или Отклонена не менее, чем через 24 часа после создания задачи.
2. Ответственный ставит статус задачи Начата, если он собирается работать с задачей в ближайший день, неделю.
3. По данной метке можно отбирать задачи на текущий день. Рекомендуется держать начатыми не более 4-6 задач одновременно, во избежание потери концентрации.
4. Ответственный использует поле Комментарии в задаче для добавления комментариев и получения ответов к ним.
5. В поле Изменения можно отследить изменения статусов задачи.
6. Если результатом задачи является какой-либо документ либо отчет, файл с ним должен быть прикреплен к задаче. В поле Файлы находятся все прикрепленные к задаче файлы.
7. При завершении задачи, ответственный должен своевременно обновить статус задачи на Завершена. Фактическая дата окончания задачи устанавливается по этому статусу.
8. Для отбора задач по заданным параметрам сотрудник использует фильтры.